ZUGFeRD oder XRechung?

Unaufhaltsam nähert sich der 01.01.2025 und damit die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Während die meisten noch auf ein endgültiges Schreiben des BMF warten, haben einige, insbesondere größere Unternehmen, bereits die Initiative ergriffen und ihre Kunden angeschrieben, um zu fragen, ob die E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung ausgestellt werden sollen.

Um diese Frage zu beantworten, sollten Sie sich diese Formate genau ansehen und abwägen welches besser zu ihrem Unternehmen passt oder ob Sie vielleicht sogar beide Formate sinnvoll verwenden können, denn rechtlich sind beide zulässig.

Was zeichnet ZUGFeRD aus?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, d.h. die Rechnung wird sowohl als Sichtkomponente sowie als XML-Datensatz dargestellt. Beide Darstellungen sind in einer PDF/A-3-Datei eingebettet. Somit kann das Formt sowohl automatisiert anhand des maschinenlesbaren, strukturierten Datensatzes verarbeitet werden als auch durch Menschen, welche dazu das Abbild der Rechnung verwenden können. Bei Ausgangsrechnungen ist dies ein enormer Vorteil, da keine Software benötigt wird, um die Rechnung lesbar zu machen, auch wenn diese in Abhängigkeit vom Empfänger einer Zustimmung bedürfen, wie z.B. im B2C-Geschäft. ZUGFeRD basiert auf einer Sprache (Syntax UN/CEFACT), die von der UN veröffentlicht wird. Die Sprache enthält weitere XML-Dokumente, um zusätzliche Prozesse abzubilden und Anbindungen für die automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen. So wird unter dem Namen Order-X bereits ein Paket mit Prozessspezifikationen, Beispielen und Dateien angeboten, dass ein hybrides Format für die Bestellung bietet.

Was zeichnet die XRechnung aus?

Im Gegensatz zu ZUGFeRD ist die XRechnung kein Hybrides Format. D.h. sie enthält nur einen XML-Datensatz, keine Sichtkomponente. Daher kann das Format direkt nur automatisiert und maschinell verarbeitet werden. Möchte man eine XRechnung manuell verarbeiten benötigt man dazu eine Software, welche den Datensatz ausliest und visuell darstellt. Die XRechnung verwendet eine andere Sprache (UBL-Syntax). Diese ist umfangreicher als die Sprache von ZUGFeRD und wird indirekt von einigen großen Technologie Konzernen unterstützt wie z.B. Microsoft und IBM. Vermutlich werden die Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten zukünftig umfassender und die Verbreitung im internationalen Umfeld größer sein.

Welches ist das bessere Format?

Das hängt von Ihren Prozessen und deren Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad ab.
Wenn dieser sehr hoch ist, und Sie bereits über Schnittstellen verfügen, welche Daten aus dem Einkauf und der Warenwirtschaft bereitstellen, sollten Sie sich an den verwendeten Sprachen der Schnittstellen orientieren. Sofern noch keine der Sprachen bereits im Einsatz ist und eine Überleitung benötigt wird könnte sich UBL, die Sprache der XRechnung, als sinnvoller erweisen. Sollte die Automatisierung von Rechnungsprüfungsprozessen noch ein neues Thema für Ihr Unternehmen sein, nutzen Sie die Vorteile des hybriden Formates ZUGFeRD. Damit können Sie selbst entscheiden ob und wenn ja, wann und wie Sie ihre Prozesse automatisieren und später immer noch auf andere Formate wechseln. Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass Sie dennoch die rechtlichen und technischen Anforderungen für den Empfang und die Aufbewahrung einhalten und umsetzen müssen.

TL;DR

Nutzen Sie die Vorteile des hybriden ZUGFeRD-Formats als Übergangslösung, bei nicht automatisierten Rechnungseingangsprozessen oder Lieferanten mit geringem Rechnungsvolumen.