Einordnung der Beurteilung E-Rechnungspflichtiger Umsätze

Vorbemerkung:

Ziel dieses Blogbeitrags ist einen stark vereinfachten Überblick über die E-Rechnungspflicht zu geben, dieser hat jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Sollten Sie Fragen zu steuerlichen Vorgängen haben konsultieren Sie Ihren Steuerberater.
Sollten Ihnen Fehler auffallen würde ich mich freuen, wenn Sie uns diese mitteilen.

Wann ist ein Umsatz Steuerbar?

Der Umsatzsteuer unterliegen drei Umsätze. Von diesen sind die Einfuhr von Gegenständen aus einem Drittland und der Innergemeinschaftliche Erwerb, also die Einfuhr von Gegenständen aus der EU, ins Inland für die Rechnungslegung nicht relevant, da der Leistungsempfänger im Regelfall auch der Empfänger der Rechnung ist.
Für die Rechnungslegung relevant sind daher nur Umsätze, „(…) die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt“ (vgl. §1 Abs.1 Nr.1).
Steuerbar bedeutet also, dass grundsätzlich vom Staat ein Anspruch auf die Besteuerung erhoben wird.

Wann muss nach UStG eine Rechnung erstellt werden?

Grundsätzlich gilt, dass immer eine Rechnung ausgestellt werden muss, wenn der Umsatz steuerbar und nicht nach § 4 Nr. 8-29 steuerbefreit ist und an einen Unternehmer für dessen Unternehmen oder eine juristische Person, die kein Unternehmer ist, erbracht wird. Sowie generell, wenn es sich um eine Lieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt.
Wenn also die Steuerbarkeit eines Umsatzes festgestellt wurde, muss geprüft werden ob der Staat auf eine Durchsetzung des Anspruchs durch eine Steuerbefreiung gem. § 4 Nr. 8-29 verzichtet. Dabei ist zu beachten, dass die Steuerbefreiungen gem. § 4 Nr. 1-7 nicht von der Rechnungslegungspflicht entbinden und daher in diesen Fällen, obwohl keine Steuer erhoben wird, mit einer Rechnung abgerechnet werden muss. Dies gilt jedoch nur wenn der Empfänger einen Anspruch auf eine Rechnung hat. Dies ist der Fall wenn der Rechnungsempfänger selbst ein Unternehmer im Sinne des UStG ist oder wenn er eine juristische Person ist. D.h. der Kreis der natürlichen und juristischen Personen mit Unternehmereigenschaft wird zusätzlich um die juristischen Personen erweitert, die diese Eigenschaft nicht aufweisen, wie Körperschaften des öffentlichen Rechts, also Behörden. In diesen Fällen ist der Umsatz rechnungspflichtig.
Eine Besonderheit ist, dass unabhängig vom Empfänger immer eine Rechnung erstellt werden muss wenn es sich bei dem Umsatz um eine Werkslieferung oder sonstige Leistung handelt die im Zusammenhang mit Grundstücken besteht. Diese Rechnungen sollten den Empfänger, sofern er Endverbraucher ist, auch auf seine Aufbewahrungspflicht und die entsprechende Frist hinweisen.

Wann muss mit einer E-Rechnung abgerechnet werden?

Jeder rechnungspflichtige Umsatz an einen im Inland ansässigen Unternehmer muss mit einer E-Rechnung abgerechnet werden. Der Empfänger kann einem gültigen E-Rechnungsformat nicht widersprechen. Die einzigen Ausnahmen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Diese können vom Rechnungssteller auch nach der Übergangsfrist noch mit einer Papierrechnung abgerechnet werden. Sollte der Empfänger der Rechnung kein Unternehmer sein, entfällt die Pflicht zur Abrechnung mit einer E-Rechnung. Ebenso wenn es sich um einen Unternehmer handelt der nicht im Inland ansässig ist, in diesem Fall besteht jedoch weiterhin die reguläre Rechnungspflicht, lediglich das Format der E-Rechnung ist nicht verpflichtend.

Wann darf mit einer E-Rechnung abgerechnet werden?

In allen Fällen in denen keine E-Rechnungspflicht oder gar keine Rechnungspflicht gem. UStG besteht, kann jedoch mit einer E-Rechnung abgerechnet werden, wenn der Empfänger dem Format nicht widerspricht.

Wann darf mit einer Sonstigen Rechnung abgerechnet werden?

Umsatzsteuerlich darf mit einer Sonstigen elektronischen oder Papierrechnung abgerechnet werden, wenn keine E-Rechnungspflicht besteht.
Z.B. im B2C-Bereich, oder wenn der Empfänger nicht im Inland ansässig ist.

Es muss jedoch beachtet werden, dass die umsatzsteuerliche Rechnungspflicht nicht die einzige Rechnungspflicht ist die geprüft werden muss. Z.B. bei Rechnungen an juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft besteht laut UStG keine E-Rechnungspflicht, diese kann sich jedoch beim öffentlichen Auftragswesen aus der E-Rechnungsverordnung ergeben.