Zeitliche Abfolge und Übergangsfristen der E-Rechnung

Bereits am 27.11.2020 wurde die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber des Bundes eingeführt. Nun folgt zum 01.01.2025 die Ausdehnung auf den B2B-Bereich. Jedoch mit Übergangsregelungen, wie dem Schreiben des BMF zum Thema E-Rechnungen vom 15.10.2024 zu entnehmen ist. Diesen zeitlichen Ablauf fassen wir hier für Sie zusammen.

Verpflichtender Versand von E-Rechnungen

Das große Ziel einer automatisierten Prüfung von Umsatzsteuervorgängen und den damit verbunden Vorsteuerabzug durch staatliche Behörden setzt voraus, dass diese möglichst standardisiert und maschinenlesbar abgerechnet werden.
Folglich muss jedes Unternehmen, das an andere Unternehmen abrechnet, seine Rechnungslegung auf diesen Standard, also die neuen E-Rechnungsformate umstellen.
Zeitlich muss diese Umstellung bei Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz in 2026 bis zum 31.12.26 abgeschlossen sein. Für Unternehmen mit weniger Jahresumsatz gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31.12.27.

Ermittlung des Gesamtumsatzes

Anmerkung: Ich halte an dieser Stelle, aufgrund meiner Berufserfahrung als Buchhalter eine Warnung für angebracht. Wenn es irgendwie möglich ist, dass Ihr Unternehmen, vielleicht auch zum ersten Mal in der Unternehmensgeschichte, über diese Grenze kommt, planen Sie die Umstellung bis zum 31.12.26 ein. Wenn Sie erst beim Jahresabschluss 2026 im ersten Quartal 2027 feststellen, dass Ihr Unternehmen über die Grenze gekommen ist und parallel zum Jahresabschluss Rechnungen, die nicht der E-Rechnungsanforderung entsprechen, ist das nicht nur für Ihr Unternehmen ein Problem, sondern vielleicht auch für den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden.

Diese Grenze gilt für die jeweilige umsatzsteuerliche Einheit, wenn Ihr Unternehmen Teil einer Umsatzsteuerlichen Organschaft ist, dann ist die Summe des Umsatzes der Organschaft. Ebenfalls zählen Gutschriften im Sinne des UStG (§14 Abs. 2 Satz 5) zu dieser Grenze. Wenn Ihr Unternehmen im Gutschriftsverfahren (Self Billing) für einen Lieferanten abrechnet wird dieser Umsatz, auch wenn er Teil der Umsätze des Lieferanten ist, dem Leistungsempfänger in Bezug auf die Grenze der Übergangsfrist zugerechnet. Allerdings dürfen Sie Umsätze für Verkäufe des Anlagevermögens und steuerbefreite Umsätze im Sinne des §19 UStG abziehen (vgl. BMF Schreiben vom 15.10.24 DOK 2024/0883282 Rn.64 i.V.m. §19 UStG).

Beginn der Übergangsfrist

Während die Stichtage zum verpflichten Versand von E-Rechnungen das Ende der Übergangsfrist darstellen, beginnt die Übergangsfrist schon am 01.01.2025 mit der Änderung des UStG. Denn zu diesem Datum löst die neue E-Rechnung den Vorrang der alten elektronischen Rechnungen (z.B. normales PDF) und der regulären Papierrechnung ab. Der Empfänger muss nicht mehr dem Erhalt von E-Rechnungen zustimmen, sondern nur dem Erhalt von elektronisch übermittelten Rechnungen die nicht dem Standard der EU-Norm entsprechen. Papierrechnungen behalten während der Übergangsfrist ihre Gültigkeit und bedürfen wie bisher keiner Zustimmung.

Schwebende Zustimmung bei regulären PDF-Rechnungen

Erfahrungsgemäß nehmen jedoch viele Unternehmen Übergangsfristen in Anspruch. Damit diese nicht jeden Kunden anschreiben und um seine Zustimmung zum Erhalt von regulären PDF-Rechnungen bitten, und die Antwort dokumentieren und archivieren müssen, gilt eine Widerspruchslösung. Sofern der Kunde nicht explizit der Abrechnung mit einer regulären PDF widerspricht gilt diese als akzeptiert.
Sollte jedoch ein Kunde widersprechen bleibt Ihnen nur die Abrechnung in einem der neuen, gültigen E-Rechnungsformate oder mit einer Papierrechnung.

Verpflichtender Empfang von E-Rechnungen

Damit jedoch Unternehmen, die ihren Prozess bereits an die neuen E-Rechnungsformate angepasst haben, diese Prozesse auch nutzen können, entfällt wie oben bereits erwähnt die Zustimmungspflicht zu eben jenen Formaten.
Wenn ein Unternehmen also mit einer E-Rechnung abrechnen möchte , muss diese E-Rechnung vom Empfänger akzeptiert werden. Daraus folgt, dass mit Beginn der Übergangsfrist also bereits zum 01.01.2025 jedes Unternehmen in der Lage sein muss die neuen E-Rechnungsformate zu empfangen.
Zwar besagt das Schreiben des BMF, dass dazu ein E-Mail-Postfach ausreichend ist, aber eine GoBD konforme Buchhaltung erfordert auch die Archivierung des umsatzsteuerlichen Originaldokuments. Also des strukturierten Datensatzes der E-Rechnung. Ein reiner Import, bei dem die E-Rechnung ausgelesen und als Datensatz im Format Ihrer Buchhaltungssoftware gespeichert wird, ist daher m.E. auch nicht ausreichend. Ebenso bei ausgehenden Rechnungen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über eine Visualisierungsoption für die neuen E-Rechnungen verfügen.

TL;DR

Zum 01.01.25 müssen Sie Möglichkeiten für den Empfang, die Archivierung und Visualisierung von eingehenden E-Rechnungen umgesetzt haben.
Bis 31.12.26 bzw. 31.12.27 müssen Sie außerdem in der Lage sein Ihre eigenen Leistungen mit E-Rechnungen abzurechnen.